+7 (499) 110-86-37Москва и область +7 (812) 426-14-07 Доб. 366Санкт-Петербург и область

Регистрация входящих и исходящих

Регистрация входящих и исходящих

В статье разберем основные ошибки, которые допускают секретари, делопроизводители, а часто и руководство в обращении с документами организации. Рассмотрим эти ошибки, расположив их по процессам управления документами. Логика, которой руководствуются секретари, помещая в одну регистрационную форму и входящие, и исходящие документы, понятна: все документы учитываются по видам, значит, все письма будут регистрироваться в одном журнале. Однако такой подход ошибочен.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Содержание:

Организация работы с документами

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Урок 6. Регистрация исходящей корреспонденции в СЭД SMBusiness

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия.

Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета. Что именно не подлежит регистрации обычно утверждается руководителем и прилагается к должностной инструкции секретаря предприятия.

Это могут быть:. Регистрацию данной корреспонденции осуществляет обычно секретарь руководителя или специальный сотрудник, наделенный полномочиями. Если в компании есть журнал регистрации входящих и исходящих документов это дает возможность. Бывает так, что в компании достаточно большой объем корреспонденции. В этом случае целесообразно вести три вида таких журналов:. Они не имеют официально утвержденной формы. Каждый руководитель, исходя из своих потребностей, самостоятельно решает в каком виде удобнее вести учет информации.

Можно купить в типографии или любом специализированном магазине стандартный журнал и в нем расчертить графы так как нужно именно вашему предприятию. А можно сделать это в обычной школьной тетради. В случае, когда учет входящей и исходящей корреспонденции у вас ведется электронно, нужно будет скачать из интернета шаблон журнала и заполнять его.

Так, у нас можно скачать бесплатно бланк журнала здесь. В случае, когда это входящие письма или документы, то при их регистрации в журнале должна быть поставлена отметка на документе о его принятии. В этом случае следует указать регистрационный порядковый номер документа идентичный указанному в журнале. Внутренние документы журнал регистрации в электронном виде, их ведение и оформление описаны в данном видео:. Все мы люди и можем ошибаться. И неважно каким способом вы заполняете документы: вручную или при помощи компьютера.

Даже самый опытный секретарь или делопроизводитель имеет право на ошибку. Поэтому, если вы обнаружили ошибку в записях сначала разберитесь как правильно ее исправить. Чтобы не допускать подобных недоработок в будущем будьте внимательнее при заполнении. Ну, а если случился такой казус, первым делом не паникуйте и не торопитесь. Оцените ситуацию и выберите подходящий вам вариант исправления ошибки. Образец заполнения журнала регистрации входящих и исходящих документов.

Но есть документы, которые должны храниться постоянно, в течение всего времени. Это касается основной работы предприятия, кадровых документов и т.

В этом случае стоит вести отдельный учет постоянных документов в другом журнале. Это относится как к ручному заполнению, так и к электронному. Редакция Задать вопрос юристу Контакты. Главная Коммерческое право Документация Журналы Журнал регистрации входящих и исходящих документов: оформляем правильно.

Все виды журналов можно вести по старинке, вручную заполняя графы обычной ручкой или электронным способом, через интернет.

Здесь указывается отдел или офис, куда был перемещен документ после его регистрации в журнале. От правильной регистрации входящих и исходящих документов и тщательного заполнения журнала порой зависит порядок и на предприятии. Если при проверке контролирующими органами окажется, что у вас безупречный порядок в документах, к вам будет лояльное и уважительное отношение. Оставить комментарий Cancel Reply Ваш адрес электронной почты не будет опубликован.

Сегодня каждая действующая организация в процессе своей деятельности получает массу документов. Поэтому требуется знать и уметь оптимально организовать работу с ними в соответствии с правилами делопроизводства.

Пунктом Установлено также, что организация документооборота должна отвечать следующим требованиям:. Согласно предписаниям Инструкции прохождение и обработка основных категорий документов в организации должны осуществляться строго в соответствии со схемой прохождения документов, разрабатываемой службой ДОУ и утверждаемой руководством организации. Организация документооборота при применении средств автоматизации делопроизводства должна обеспечивать совместимость традиционной и автоматизированной обработки документов. Регистрация документов — это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки.

Канцелярия

Данная схема охватывает самый длинный из возможных маршрутов корреспонденции, который включает создание письма-ответа на базе его проекта. Если на входящее письмо не нужно создавать исходящее, то рассмотренный маршрут заканчивается наложением резолюции, и выполнением поручений по данной резолюции. Входящее письмо может быть создано на базе обычного письма, которое пришло в канцелярию на бумажном носителе или в любом другом виде. Создавать входящее письмо может пользователь из группы регистраторов документов. То есть если пользователь введен в Систему с ролью "Сотрудник канцелярии", он сможет создавать входящие письма. Если входящее письмо пришло к Вам в электронном виде, Система позволяет создать новый документ "Входящее письмо" с помощью простого перетаскивания электронного письма из папки "Входящие" в папку "На регистрацию".

Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно

Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо приказ, информационное сообщение или иной документ приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня. В компанию поступает достаточно много входящих документов - письма, бандероли, пакеты, подписные издания, рекламные листовки и пр. Однако не все это подлежит регистрации. Обязательно регистрируются только документы, требующие учета и подлежащие исполнению. Соответственно, нецелесообразно регистрировать то, что прислано для ознакомления и не требует ответа или исполнения.

ПОСМОТРИТЕ ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Хаос в документах? Нужен учёт входящих писем! (Правила успешного логиста)
При этом происходит автоматическая генерация сквозных регистрационных номеров по сложным правилам.

Регистрация документов. Экспертиза ценности документов. Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов. ГОСТ определяет. Регистрация документа — запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Можно дать и более развернутое определение регистрации как подтверждения факта создания или получения документа в определенный день путем внесения его в регистрационную форму с присвоением учетного регистрационного номера и записью в форму основных сведений о документе, что позволяет создать базу данных о документах учреждения для последующего контроля за сроками исполнения документов и справочной работы по ней. Иными словами, в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения, которую потом можно использовать для справочной работы и контроля за исполнением документов. Регистрации подлежат только документы, требующие ответа и исполнения, независимо от способа их создания или получения.

Регистрация документов

Под документооборотом понимается движение документов в учреждении с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в архив. Сюда включают операции приема, распределения, регистрации, контроля исполнения, выдачи справок, формирования дел, предархивной обработки, хранения и использования документов. От правильной, рациональной организации документооборота зависят быстрота прохождения документа, оперативность решения затронутого в нем вопроса, равномерность нагрузки подразделений и должностных лиц. Работа с документами предприятия может быть представлена в виде следующей технологической цепочки операций:.

Такой журнал должен заполняться в каждой организации или на предприятии. Практически вся входящая или исходящая информация фиксируется при поступлении или выходе из предприятия. Но стоит разобраться какая именно корреспонденция должна обязательно регистрироваться в журнале, а какая не потребует учета.

.

Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как.

Глава 1. Документооборот

.

Работа с входящей/исходящей корреспонденцией

.

.

.

.

.

Комментарии 4
Спасибо! Ваш комментарий появится после проверки.
Добавить комментарий

  1. Никанор

    Сергей Жутенко, если вы читаете комментарии под этим видео, я прошу у вас прощение!я не хотела вас оскорбить. Коментарии который я оставила, последний, он был не для вас.для Александра. Только сейчас заметила какую ошибку допустила. Я еще раз приношу свои извинения. Пишу сюда. Ваши контакты сохранить не успела

  2. Трофим

    Беркут потролить любит, а его полстаны всерьёз приняли.

  3. Нина

    Много болтовни! Почему судебные приставы не узнают источники дохода должников и не погашают долг из заработной платы должников?

  4. exrowoh

    2 тех паспорт (где невписаны мои данные)

© 2018-2019 0wi.ru